Collaboration
Reliez vos équipes de projets pour une collaboration efficace
Aujourd'hui, les équipes de projet comprennent des ressources de différents départements, des partenaires et des clients, ce qui emplifie le besoin d'un environnement sécurisé centralisé qui permet à chaque membre d'une équipe de travailler ensemble et de partager les informations. Partager des informations se trouvant dans un répertoire commun n'est évidemment pas suffisant; les membres d'une équipe ont besoin d'outils de communication dynamiques qui poussent les informations vers les personnes concernées, comprenant des cycles de révision simples ou complexes, ainsi que des outils de communication en ligne, tel que la révision de documents.
Points forts
- Distribution automatique des nouveaux documents et des mises à jour
- Notification par e-mail et to-do
- Intégration avec le calendrier, l'e-mail et les to-dos
- Synchronisation entre le calendrier et l'outil de planification
- Cycle d'approbation
- Workflow configuré selon différents rôles
- Forums projet
Notification automatique pour les informations importantes
Vous pouvez créer une liste de distribution pour chaque type de document, qui sera envoyée à chaque fois que le document est mis à jour ou simplement créé. Les personnes figurant sur la liste recevront des notifications automatiques. Vous pouvez également y inclure des utilisateurs qui n’appartiennent pas à l’équipe de projet, comme par exemple un client ou un partenaire pour les tenir au courant des progrès accomplis. Cette fonction permet d’améliorer la communication entre les membres d’une équipe et également avec les tiers.
Gestion et configuration des workflows
Les sociétés peuvent définir des workflows à l'interne dans le but d'automatiser et de soutenir les processus de la société. Ils peuvent y incorporer les cycles, phases de révision et d'approbation typiques qui correspondent aux conditions de leur organisation.
Le workflow unique basé sur des rôles de Genius Project peut gérer tous les types de workflows, du plus simple au plus complexe; ce qui peut inclure: révision et approbation parallèles, transition conditionnelle, données automatiques et création de documents.
Notification par e-mail automatique- Gagnez du temps
Cette fonction a beaucoup de succès auprès des utilisateurs de Genius Project parce qu’elle permet une excellente communication au sein de l’équipe. Chaque utilisateur peut décider de recevoir un e-mail quand il ou elle se voit assigner une nouvelle tâche, ou lorsque l’une de ses tâches (ou tout autre type de document) est modifiée. Cela dégage du temps au Chef de Projets pour des actions plus importantes. La notification par e-mails sur Microsoft Outlook ou sur différentes messageries Web comme Gmail, Yahoo, Hotmail, etc. est automatique! Les tâches peuvent être envoyées directement sur IBM Lotus Notes et MS Outlook, permettant ainsi aux utilisateurs de voir leur travail en même temps que leurs autres engagements dans leur calendrier jour après jour.
Forum de projets
Genius Project permet de créer des fils de discussions pendant tout le cycle du projet. Sur chaque document, tous les collaborateurs peuvent soumettre leurs commentaires, questions et réponses. Ces fils de discussion sont visibles par tous les collaborateurs autorisés, pour information et/ou réponse.
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