Genius inside

Rijk Zwaan Success Story

Grâce à Genius Project, nous gérons tous nos projets et toutes nos ressources

La société - Leader international dans la reproduction de légumes
Rijk Zwaan est spécialisé dans la reproduction et la distribution de graines de légumes. Le siège principal se trouve aux Pays-Bas, cependant Rijk Zwaan possède des bureaux dans le monde entier afin de produire, reproduire et distribuer des graines à ses clients. Plus de 1200 employés participent au succès de cette société qui se trouve parmi les 10 plus grandes sociétés de production de légumes dans le monde entier.

Le défi - Trouver une solution centralisée
Le département IT de Rijk Zwaan avait besoin d’une solution de gestion de projets centralisée pour gérer toutes les demandes de projet, ainsi que les temps passés sur les tâches. Avant, ils utilisaient différentes solutions mais aucune n'était une solution de gestion de projets. « Gérer toutes ces solutions étaient très difficile et le manque de visibilité compromettait le succès de certains projets”, a dit Mr. Ferry Voortman, directeur du système IT. “Nous ne pouvions pas voir la relation entre les retards ou les problèmes dans les étapes et l’impact qu’ils pouvaient avoir sur le projet en question et les autres projets.”

La solution
Rijk Zwaan utilisait Lotus Notes depuis plusieurs années et souhaitait trouver une solution basée sous Notes afin de minimiser les coûts. Ils recherchaient une solution de gestion de projets avec une interface en anglais et ont été séduit par le fait que Genius Inside soit spécialisé dans la gestion de projets et possède de nombreuses années d’expérience sur le marché.

Le résultat - Amélioration de la planification, de la gestion des ressources et du reporting
Rijk Zwaan a déployé la solution d’octobre à décembre 2007. En janvier 2008, la solution Genius Project était entièrement utilisée et les projets y étaient intégrés. La solution a été tout d’abord, utilisée pour le reporting, la gestion des ressources, la planification des projets et pour les demandes de projets. “A présent, nous n’avons plus qu’une solution qui intègre le reporting, la planification des projets et la gestion des ressources. Nous avons nettement amélioré la visibilité des projets et la collaboration, maintenant que les chefs de projets ont accès à toutes les informations concernant leurs projets.”

Le département IT de Rijk Zwaan a créé une base de données pour créer tous leurs projets et utilise Genius Planner pour la planification de leurs projets. “Genius Planner est un outil de planification intuitif qui permet de créer des tâches et d’y assigner des ressources. Le planning est disponible pour tous les membres de l’équipe qui peuvent facilement y suivre l’avancement du projet et des différentes tâches.”

Rijk Zwaan utilise énormément le module timesheet pour y entrer les temps passés dans les différentes tâches. Chaque collaborateur saisit la totalité de ses temps passés dans les journaux d’activités. Ils ont créé deux modèles de feuilles de temps. L’un est pour toutes les activités concernant les projets, et le second comprend toutes les activités hors projets, telles que les vacances par exemple. “Grâce aux journaux d’activités intuitifs de Genius, il est très facile d’y saisir son temps passé, étant donné qu’il est possible de créer plusieurs feuilles de temps pour une même semaine.” “Une fonction dans le portefeuille permet d’ajouter du temps passé à une feuille de temps très rapidement et très facilement”.

Grâce au module “Ressources”, Rijk Zwaan peux planifier ses projets de façon beaucoup plus réaliste, simplement en créant des indisponibilités pour les activités hors projets. “A présent, nous avons une visibilité globale beaucoup plus réaliste des disponibilités des ressources; on peut ainsi voir quelle ressource est surchargée et modifier nos plannings en conséquence.”

Rijk Zwaan profite également de la flexibilité de Genius Project en personnalisant certaines options. Rijk Zwaan a pu créer ses propres modèles de projets pour simplifier la création des projets et a personnalisé un workflow pour les demandes de projets. “Ces personnalisations nous font gagner beaucoup de temps et nous permettent d’assurer une certaine constance dans nos processus de projets.”

Le futur
Rijk Zwaan est une très grande société et d’autres départements devront utiliser une solution de gestion de projets. Le département va, dans un premier temps, effectuer quelques tests. Et si ils se révèlent concluants, la solution Genius Project sera certainement déployée dans d’autres départements.